臺北市公證商業同業公會所屬會員公司業務處理準則
一、 本會為會員公證公司統一處理業務起見，特制本業務處理準則，共同參照實施。
二、 凡買賣、租賃、保險、貸款、等雙方發生契約行為，事前事後發生問題或實際事實需要證明者，本會會員公證公司(公證人)持有經濟部執照及財政部執業證書者，可視本身能力及專長接受各種委託人才如貨主、業主、保險公司、輪船公司等)之委託。
三、 公證公司(公證人)處理業務時，須恪守下列原則：
(一) 絕對公平正確。
(二) 絕對以事實為根據。
(三) 保障保險及被保險人合法之權益。
(四) 排除買賣雙方之糾紛。
(五) 勿營私舞弊。
(六) 保持超然態度，樹立公證品德。
(七) 堅持本身立場，絕不為委託人左右。
(八) 絕不鑽營，破壞法令規定，攫取業務。
四、 處理務開始時，必須先行瞭解委託人之目的，然後索取下列有關文件：
(一) 合約副本。
(二) 定單或報價單副本。
(三) 信用狀副本。
(四) 裝箱單副本。
(五) 發票副本。
(六) 提單副本。
(七) 保險單副本。
(八) 其他有關文件副本。
研究明瞭後，著手處理業務。
五、 處理公證業務，可分「輸入」、「輸出」、「船舶」、「貨櫃」及「其他」五方面：
(一) 輸入方面：
1. 處理業務前，須先瞭解貨品價款計算方法，採取C.I.F(Cost,Insurance Freight)或C&F(Cost,Freight)或FOB(Free on board)或FAS(Free alongside ship)，因貨品價款計算方法與保險(Insurance)及海運風險(Marine Risk)有連帶關係，以上四種方式，除CIF係由賣方負責保險外(成交時，須確定投保何險)，其餘三種均須由買方決定投保何種保險，然後再行查詣研究保險方法，係投保全險(All Risk Insurance)簡稱(A.R)或單獨海損負責險，又名水漬險(With Particular average)簡稱(W.A)，或單獨海損不負責險，又名平安險(Free of Particular average)，簡稱(F.P.A)，或兵險(War Risk)簡稱(W.R) 。
查據以上價款計算方法及保險情形，判斷責任之誰屬：
(1) CIF方式，由賣方及保險公司負一切責任，惟保險須屬全險(All Risk) 。
(2) C&F及FOB方式，賣方負擔至裝入輪船為止之責任，其餘階段，由買方負責。
(3) FAS方式，賣方負擔至裝上船方索具為止，其餘階段由買方負責。
(4) 全險(簡稱A.R)───保險公司對投保標的物所發生一切滅失或損壞均予承保，及延遲(Delay)所致損失，均應均外，此種保險，不但負責「共同海損」普通對某種程度之下列各種損失，亦加補償。
j T.P.N.D——Theft, Pilferage and Non Delivery 偷竊及不交付(短少普通不包括在內，否則必須註明)。
k Hook Hole──鈎孔。
l Fresh and Rain Water──淡水損毀(on DECK除外)
m Stain──污染。
n Leakage──洩漏。
o Breakage──破損。
p Damaged by other cargoes———為其他貨物所損。
(5) 單獨海損負責險(水漬險W.A.)——-保險公司除負責共同海損外、並負責賠償單獨海損所發生之損失，惟對某此貨物規定超過「百分率免賠額」，方予賠償，對前條所列之七項項目，除非投保附加險，不負賠償之責。
(6) 單獨海損不負責險(平安險F. P. A)——保險公司對單獨海損除負船舶擱淺沉沒或焚燒所引起之單獨海損外，不負任何單獨海損賠償責任，陸上貨板翻覆已包括在內。
(7) 兵險(W.R.)——保險公司僅負戰爭遭受之損失，其餘損失概不負責。
2. 進口貨物，國內買方如須確保貨品之真實完美，國外廠商開始製造時，可能委託具在國際性之公證公司，或國內公證公司之國外代理公司就他監督，執行自使用原料起，跟蹤至製造包裝、裝船為止之一貫作業之獨立公證(Independent Inspection)，或按信用狀及合約或報價單之規定，予以公證。
3.迨貨物運輸抵達國內碼頭時，如屬船邊提貨(Alongside delivery)公證，必須會同貨主、船方、報關行為之，若遇有箱件短少、破損、水濕、油垢等情形時，按海商雖，須索海難申辯書(Marine Note Protest)，表示御船前之責任。
如御貨已進入碼頭倉庫，再由碼頭倉庫提貨，手續與船邊提貨同，惟破損單上須加碼頭倉庫人員章。
如屬大宗散裝貨物(Bulk Cargo)須作水尺計算公證，必須熟諳水尺裝載系數(Stowage Factor)，會同大副為之，但不得聽任大副計算，完畢後並出具會同大副簽字之卸貨證明書(Discharging Certificate)。貨物運抵碼頭時，祇能作初步檢驗，詳細檢驗必須運至收貨目的地為之，在此內陸運輸期間，如貨主需要押運，公證公司亦可會同辦理，以免偷竊或漏失，如不委押運，必須與貨主研究防範對策，如簽封等。
貨物抵達目的地，公證公司即須選派某種專長人員處理某種性質之貨物，如機械設備須派機械專長人員，化學製品，須派化工人員等，根據有關資料逐項核對，有無缺少或破損，如需作物理試驗或化學分析，本身其有設備者可自行處理，本身無此設備者，須送國內公私檢驗機構為之，如數量相符，貨物表面無破損，尚不能稱為圓滿結果，必須實際付諸試驗，視其結果如何，作為最後之結果。
散裝貨物卸貨，除以水尺計算重量作為參考外(亦有以水尺計算為準者)，我國港埠採用兩種方法，一為吸咳穀機械作業，一為人工作業，機械作業似無多大問題，惟人工作業，常常發生巨額短少問題。公證時，應特別注意改善:機械作業，應查驗度量衡檢定所定期測試機器之日期，是否距離太遠，藉以知其正確性:人工作業時，應特別注意過磅人員之操守、過磅方式，採用提包式，勿切磅式，籍免發生較大磅差。合約上規定計算水份者，必須記錄逐日卸貨表面水份，然後計算加計平均表面水份，再行試驗潛在水份，作為計算收貨之實際重量。
空運貨物抵達時，進入空運倉庫，提貨時，須注意件數有無短少，包裝有無破損，如有此等情事，必須向航空公司倉庫索取短少破損單，以明責任(台北貨運站有簽發收貨異常表Indound Cargo Receiving Irregularity Report)船舶焚燒，貨主及船公司可能雙方皆委託公證公司處理，船公司委託之公證公司，首先須索取B/L副本及其他裝貨文件(Manifest or Storage Plan)等文件，並須全部負責監督貨物清理轉運進倉提貨等手續，貨主委託之公證公司，提貨時，必須會同船公司委託之公證公司辦理，當時並將燬損情形雙方鑑定並予記錄。
航海行程中，如遭遇惡劣氣候，依常識判斷，艙內貨物可能遭受濕損或其他損壞時，船隻到達港口時，船公司可能立即委託公證公司予以檢定。公證公司須實地檢查艙口，同時索閱航海日誌，勘察艙口之閉鎖裝置設備等，如管理妥善，可出艙口檢查報告，予以證明，艙內貨物即使因海水浸入而致濕損，因惡劣氣候不能充分通風而使貨物汗損，可視為惡劣氣候之不可抗力，船東可免負責。
收貨時發生短少損壞，收貨人委託理算損失，除審定短損數量，並須參照購進資料並調查市價，確定損失實值。
4. 公證報告之種類：根據事實之發生及委託人之需要，大致可分下列各種報告：
(1) 一般短少破損公證報告(Damaged Survey Report)
(2) 水尺公證報告(Draft Survey Report)
(3) 卸貨公證報告(Discharging Report)
(4) 試驗報告(Testing Report)
(5) 分析報告(Certificate of Analysis)
(6) 艙口檢查報告(Hatch Survey Report)
(7) 補充報告(Supplementary Report)
5. 公證報告要點：
委託人名稱(Name of applicant)
供應商名稱(Name of Supplier)
製造商名稱(Manufacturer)
貨物名稱(Name of cargo)
包裝(Packing)
裝船件數及貨物數量(Shipping quantity or cargo quantity)
裝船麥頭(Shipping Mark)
運送船隻及到達日期(Dispatching vesscl and date of arrival)
裝貨港埠(Loading Port)
卸貨港埠(Discharging Port)
公證地點及日期(Place and date of inspection held)
短卸(Inspection condition)
短裝(Short-landed)
破損失其原因(Short Shipped)
不符(Discrepancy)
化驗結果(Result of Analysis)
結論(Conclusion)
以上係較為完整之公證報告項目，實際處理時，可選擇需要者使用之。
(二) 輸出方面：
1. 外銷產品公證之特殊限制情形：
公證公司如不明瞭此項特殊限制情形，爭取業務時，即陷於勞而無功窘境
(1) 接受美援國家，運用美援外匯採購物資，往往規定須有國際性之檢驗公證報告始能押匯，公證公司係購單位指定，或由美國國際開發總署(A.I.D)所認定之公證公司選定
(2) 非洲薩伊(Zaire)、迦納(Ghana)、肯亞(Kenya)及坦桑尼亞(Tangania)等國之國家銀行對於輸往貨物公證之規定，必須由該國國家銀行指定之公證公司為之
(3) 買方所購貨物，須符合須入國政府之標準之檢驗：美國U.L.(Underwriter’s Inc.)，對我國部份外銷產品，必須為UL之合格產品，出口廠商必須直接向美國UL申請，如獲同意，即派工程師前來加以檢驗而予品質管制，合格後始能使用UL標籤，此類產品之外銷，必須由UL委託之公證公司辦理，並非任何公證公司可以接受委託，英國之B.S.I(British Standards Institute)及加拿大之CSA(Canadian Standards Association)，亦有類似之規定，惟不及美國之普遍實施
2. 一般輸出產品公證：
(1) 輸出產品公證項目，隨委託人之意念及需要為之
j需要品質之控制者，須赴工廠實際監督，從使用原料起跟蹤至製造、包裝、裝船止，予以抽樣證明，如發覺不合格時，應即糾正，拒出報告並迅告委託人
k普通公證，赴工廠抽樣，核對合約定單或報單之規格，最後注意配合船期，監視裝船，使貨物作適當與良好之處理與裝戴，避免任何損傷。如有化驗成分或水分必要時，亦需一併辦理並列入報告。需要水尺計算重量者，會同船方大副為之。以上係一貫作業之項目，委託人需要公證之項目，可擇其需要者，予以指定。
l代表樣品之任意抽取，以佔全部貨品五％至一０％為宜，如為粒狀液物體，抽取後再行混合封印分作四份：一份附公證報告，一份致供應商，一份由供應商轉致收貨人，一份自行存留參考。
(2) 輸出公證之態度，以嚴謹為宜，因以往常有不肖商人偷工減料，輸出產品不能符合原始樣品之標準，引起甚多紛爭，甚而及於訴訟，損害國家之聲譽，如不慎重處理，公證公司亦可能纏身其問，自毀尊嚴與前程。
(3) 供應商決所裝船舶，將貨物運扺碼頭出口倉庫，輪船公司當即派員會同檢量貨物呎碼或重量並辨認貨物是否相符，有時可能委由政府登記及宣誓之度量衡公證人(Registered or Measurer or Surveyor)，以公正地位代為執行檢量，對船方及貨方負責。茲將檢量方法，略述如後：
j按重要計算者：使用磅秤逐件或抽樣過磅。
k按體積噸計算者：由臺灣出口者，多用公制，但仍有部份地區繼續採用英制，英制計算法如下：
以吋為基準，將長寬高化為吋，相乘後，再除以一、七二八立方吋(1立方呎=12３立方吋)，即得立方呎，再除以四O立方呎(1體積噸=40立方呎)即得體積噸。
市面有呎碼計算表出售,量出長寬高呎吋,查表即可求得立方呎碼。
l按估計噸(Scale ton)計算者：散裝貨物無法精確衡量時，往往採用船舶吃水(Draft)計算法估計重量，公證公司須派長於水尺計算人員參加工作(處理方法與輸入貨品同)。
m圓柱形貨物之檢量：圓柱形貨物之檢量，以量兩端直徑或量中開圓週，再按圓柱體公式求出圓面積，再乘以高度即可。
(4) 輸出公證報告要點如下：
委託人名稱(Name of Applicant)。
貨物名稱(Name of Cargo)
包裝情形(Packing)
裝船數量及貨物數量(Shipping quantity or cargo quantity)
購買人名稱(Supplier)
製造商名稱(Manufacturer)
運載船名及開航日期(Dispatching vessel and sailing date)
裝船碼頭及卸船碼頭(Port of loading, Port of discharging)
參考文件號碼(包括：L/C NO、P/C NO.Export permit NO,Contract NO., Invoice NO.,)
取樣情形(Sampling)
工廠檢驗情形(Inspection condition)
物理試驗或化學分析結果(Physical test or chemical analysis)
過磅及量才紀錄(Weighing and measurement)
監督裝船情形及貨物堆置位置(Loading and stowage)
結論證明質量包裝頭均適於外銷航運(Conclusion)
(三) 船舶方面：
1. 船舶估價(Valuation)。
船舶具有不動產性質，除可為買賣外，亦如同一船不動產，可為抵押，強制執行買賣(拍賣)等之執行，如發生以上行為時，必涉及雙方或多方之利益，因此委請第三者(公證人)公平估計船舶之現值，乃屬必要。船舶估價，除非特別指明包括之範圍，及船長船員私人物品及船上租用物品外，凡船舶、裝具、設備、吊具、無線電設備、測深儀、測向器、雷達、電羅經及一切設備，均應包括在內，公證人處理該項估價業務，必恪守公正而確實之原則，應考慮之因素如下：
(1)船型、結構、推進動力、航速及重要設備之性能。
(2)船舶之用途，及營運價值。
(3)船舶之噸位，如載重噸(Dead Weight)、總噸位(Gross Tonnage)淨噸位(Net Tonnage)或載貨容積噸(Cargo Capacity Tonnage or Measurement Tonnage)。
(4)船舶之年齡(Ship’s Age)及船級(Classification)及製造者。
(5)查詢各項檢查之有效期限，含歲修與特檢(Annual Special Survey)瞭解被估船舶之上列因素後，再行參考購買時資料，證實原始價值，復再參考國際船價市場價格，謹慎研判後，予以核計現值。
2. 起租及解租船況檢驗(On and/or Off Hire Survey)。
僱租船舶業務，為輪船公司經營不定期業務(Tramp)之主要方式。
僱船契約可分三種：一為論程傭船契約(Trip or Voyage Charter Party)，二為論時傭船契約(Time Charter Party)，三為光船租約(Bare or Demise Charter Party)。傭船契約一旦成交，交船與還船常均應請公證人作起租及解租檢驗，對貨艙情形，上甲板區域、艙口緣、裝具及設備等與貨物裝卸攸關之部份，加以檢查，述明情況，並對船上存油(Bunkers)、存水(Freshwater)，加以量度計算其數量。船況檢查，須與船上大副共同實施(如係單方委託)，仍須會同對方所請公證人為人之，對導因於貨物裝卸所致之損害，應詳為記錄，惟不考慮正常之折舊及損耗(Fair Wear & Tear)。油水存量之量度，亦須與船上輪機長實施之(如係單方委託),仍須與對方公證人會同執行)，計算時，應考慮船舶俯仰傾斜度，依懅船上修正表，核計其數量，入記錄後，請輪機長或船長，及對方公證人共同簽認之。
3. 汽油清除狀況檢驗(Gas Free)
油輪及一般船隻之油艙，需修理或解體前，為求修理或解體時工作人員之安全計，委請公證人作油汽清除狀檢查。公證人接受該項檢驗工作，執行時，必須認真處理，決不可疏忽行事，檢查人員應先行注意自己之安全，對於存有可爆性油汽之貨艙及隔間，使用T.W.燃油汽指示儀，測量空氣中之油汽內含量，勿使對人員及熱作之安全性迼成威脅。所有隔間及管路中之殘存油渣，能在相當一段時間，內可能產生油汽而達到危險程度，故應做下列工作：
(1)殘存油渣，要盡力清除乾淨。
(2)在每一空間內開始工作前，須有充分之通風。
(3)所有管路不論在甲板上或在艙內，以冷作方法輕輕用手拆除，避免火星火焰。
(4)隨時注意並繼續不斷地抽試存在各倶艙及隔間之氣體。
(四) 貨櫃方面：
近年來貨櫃運輸，因合乎「迅速」「安全」「經濟」三大要素，歐美日本各國，已大量採用，我國亦急起直追，進出口商採用貨櫃作業者日趨繁多，但我國公證業貨櫃公證作業，仍無準繩，尚無一定標準可循，有關機構對貨櫃之驗關手續，及貨櫃之裝卸責任，尚無精確之規定，常使貨主遭受損失，亦使公證公司，無法處理。茲就本業實際經驗獲得之問題，設法予以處理。
1. 問題發掘：
設某一廠商進口全套廠房機械以全櫃CY或FCL之方式進口，貨櫃卸船先由海關查驗貨櫃之原始封條是否完整，再加封海關封條，待運各貨櫃集散場後，畢後加以閉櫃，但關人員有時並未核對，即使核對亦僅以報關之發票及裝箱單作概略之抽樣檢查，無法詳知櫃內實際之數量及附件。自驗貨至放行，相隔有數日或數週之久，且驗闗後，貨櫃集散場並不加封條，僅以鐵絲扭緊而已待由運輸公司當有開門被偷之情事，事後又用鐵絲還原扭緊，似無痕跡可查，待公證時發生之短少，但無法確定何時何地所為，該項公證報告僅能記述短少，但無法證明短少原因，交由貨主索賠，供應商與保險公司，因無確實理由，因無確實理由，互相推諉，公證公司亦居間遭受責難，結果貨主蒙受損失。
2. 處理辦法：本會針對以上時弊，訂定貨櫃公證作業處理辦法如下：
(1) 進口之全櫃FCL(Full container loading)：依運交方式，可分為House TO House及CFS(Contaier freight station)兩種：
jHouse TO House：船邊卸貨櫃時，貨主能獲悉卸貨日期者，可由公證公司派員會同海關查驗原始封條並由壐加封條，待運至貨櫃集散場申請報關驗閱時，再會同公證人員開櫃驗貨，驗畢後由公證人員加封，運達貨主目的地，再行會同啟封，清點櫃內所裝之詳細品名、規格、及數量，將公證結果列入公證報告，並副知海關驗關人員存查，以便作為短裝或不符情事俌運進口之依據，將權責如此劃分清楚，一面可補救驗關人員當時無法詳細檢查之缺點，一面可查察有無偷竊情事之發生。(驗關人員僅憑貨主出具貨品到齊之保證書作為驗訖之依據，有損貨主之權益)。
kFCL之貨櫃，有時在貨櫃集散場開櫃提貨，開櫃時發生短裝或水濕情形，應會同駐庫海關人員會同簽字，作為向船運公司或國外供應商辦理索賠之依據，(如該等人員拒絕簽證，應委婉說服之)。
lCFS之貨櫃如係LCL拼櫃之運交方式，乃供應商將貨品運至貨櫃出口集散場，以實際之件數，交與集散場，以拼合其他物品，裝於同一貨櫃內，船運公司將實際件數，列入提單，運扺卸貨港口之集散場，由集散場開櫃，斯時，集散場應邀集各貨主並會同駐場關員及公證人員開櫃，清點作為交貨之證明。
(2) 出口之全櫃FCL，運交方式之分類與進口同，惟出口之全櫃，首先須由廠方加封，運至出口港重驗，重驗時，應由公證人員會同關員查驗，並親自加封，以昭慎重，不得假手報關人員，以免發生短少情事。
(3) 冷凍貨櫃之驗關：應由驗關人員會同公證人員查驗溫度紀錄表，待運至貨主目的地，再由公證人員查驗內部溫度自動記錄下，作為公證溫度之相同，如發現內部溫度與外部溫度紀錄不符時，應以內部紀錄卡為準，公證報告應副知海關人員存查。
附註：以上辦法，係以本會之主觀所擬訂，海關人員及貨櫃集散場尚不習慣，實行時，窒礙尚多，公證人貝應以耐心克服之。
(五) 其他方面：
1. 產物火險及綜合險公證：(Fire Insurance & Comprehensive Insurance)
我國保險公司承保社會各界火險，包括房屋及裝修、衣裝傢俱、營業生財、機器設備、貨物，及汽車險等，(並包括附加竊盜險、工地工程險、液體瓦斯險等)，一旦出險後，均由保險公司委託公證公司處理。處理要點，須先瞭解保單承保情形，並查有無短保情事？再赴現場攝影、勘察清理、鑑定，清理殘值，再行根據保險情形據以理算，然後與被保險人磋商協議，予以解決，必要時須加聘各類專家加實際工作。
2. 營造資產評估：
本資營週廠營業登記，省市政府規定資產機具是否合格為某一等級，必須向法院公證是否實在，由公證公司證明現有實值，用意係責由公證公司實地勘察資產機具使用情形及新舊程度使用年數，予以折舊計算總值列入報告，供政府作為審核之依據。
3. 工廠估價：
我國工商業發達，資金週轉，為工商業之重大問題，向金融界貸款，必須提供資產作為保證，於是發生工廠全部資產估價問題。甚多大規模工廠均委託公證公司負責處理證明，公證公司接受委託後，必須選擇富有機械工程經驗及會計頭腦人員實際清點需要證明之資產，並參考購買時資料，證實原始價值，並研判現行折舊方法是否適當，再參考市面價值，予以核計現值，如原來聘有會計師查帳者，應與會計師共同研討，藉以求得面確之結果。
六、 本準則必要時得隨時修改之。